Come può la tecnologia supportare i processi immobiliari gestiti dall’asset manager? Quale contributo offre il PropTech alla reingegnerizzazione dei processi immobiliari? L’articolo risponde a queste domande chiave illustrando modalità concrete attraverso le quali il PropTech contribuisce all’evoluzione del processo immobiliare di disinvestimento.
di Carlo Palmeri (*)
In un precedente articolo ho rappresentato come l’Asset Manager abbia un ruolo centrale nei processi immobiliari fra i quali quello dei disinvestimenti (articolo del 20 settembre 2018). In questo articolo illustro, sulla base di esperienze dirette di consulenza ed asset management, il contributo che il PropTech ha dato al processo di disinvestimento, non solo migliorandolo ma reingegnerizzandolo. Tale contributo è particolarmente evidente nella vendita di portafogli immobiliari composti da molte unità di medio piccola dimensione, sia che si faccia riferimento ai frazionamenti di immobili cielo-terra che a unità sparse, ad esempio rivenienti da non performing loan.
In questo contesto occorre tener presene che il processo di disinvestimento, come peraltro analizzato nell’articolo dedicato alle vendite frazionate (articolo del 10 gennaio 2019), si compone di due principali fasi, entrambe caratterizzate da un’elevata complessità organizzativa:
- La preparazione alla vendita,
- L’esecuzione della vendita.
La preparazione alla vendita prevede il coinvolgimento di tecnici per l’esecuzione delle due diligence e di commerciali per l’elaborazione dei listini di vendita. Nel modello tradizionale l’Asset Manager gestisce questi rapporti tramite email, telefonate e soprattutto scambi di consistenti moli di documentazione cartacea. Ciò ha comportato una farraginosità del processo con un impegno molto gravoso per il suo coordinamento, soprattutto per assicurare trasparenza e tracciabilità di ogni fase.
Nell’esecuzione della vendita, nella quale sono coinvolti soprattutto gli agenti immobiliari, il modello tradizionale prevede l’assegnazione di incarichi di “pacchetti” di unità ad ogni agente il quale, presa in carico la documentazione e le chiavi delle unità libere, da avvio alle sue attività e periodicamente ne rende conto all’Asset Manager. Il flusso informativo fra agente e Asset Manager, per quanto codificato nel mandato di agenzia, raggiunge raramente livelli di sufficienza in termini di omogeneità del dato e tempestività degli aggiornamenti, con conseguente mancanza di strumenti di valutazione delle performance. Oltretutto il modello tradizionale ha demandato l’attività di marketing quasi esclusivamente all’agente, senza possibilità di uniformare l’immagine della proprietà né di ottimizzare le spese pubblicitarie.
In questo contesto lo sviluppo di soluzioni informatiche e digitali consente di migliorare e/o reingegnerizzare il processo, vediamo concretamente come.
Nella fase di preparazione alla vendita si è passati da una gestione tradizionale – come sopra sinteticamente descritta – alla totale digitalizzazione della documentazione ed al caricamento di file pdf su archivi documentali accessibili via Web. Dietro questo passaggio, solo apparentemente banale, si cela un avanzamento notevole nel processo soprattutto in termini di tempistiche e standardizzazione di processo. Infatti, la generazione di un archivio documentale presuppone la definizione di una struttura standard ad albero, all’interno della quale i tecnici che effettuano la due diligence caricano i singoli file, non concedendo così autonomia interpretativa al singolo tecnico. L’archivio documentale così impostato consente di monitorare attraverso appositi pannelli di controllo lo stato di avanzamento delle attività, per immobile piuttosto che per tecnico, e di osservare l’evoluzione del “rischio documentale” via via che il processo di due diligence e regolarizzazione avanza.
Quest’ultimo aspetto (il rischio documentale) richiede una motivata spiegazione, visto che tutti ci immagineremmo di procedere con la vendita all’esito finale della due diligence di ogni unità. In realtà ci sono diversi casi concreti di portafogli immobiliari di nostri clienti che, per esigenze di natura strategica o finanziaria, sono stati messi sul mercato prima del completamento delle attività tecniche, esponendo la proprietà ai rischi di assumere promesse di vendita per immobili non trasferibili o con qualità inferiori a quelle prospettate ai clienti. In questi casi, con il supporto di un archivio documentale digitalizzato appositamente realizzato, è stato possibile attribuire in maniera sistematica un grado di rischio alla singola unità immobiliare in funzione della numerosità dei documenti raccolti ed analizzati dai tecnici e delle attività di regolarizzazione programmate ed effettuate. Per le unità con un grado di rischio inferiore ad una certa soglia decisa dall’Asset Manager, questi ha potuto dare comunque impulso alla commercializzazione, anche raccogliendo eventuali proposte d’acquisto; ha invece tenuto in sospeso la vendita delle unità con carenze gravi, come la mancanza del certificato di agibilità o la presenza di abusi edilizi.
Inoltre, per quanto ovvio, si rappresenta che la condivisione dei documenti su un archivio documentale condiviso, raggiungibile via Web dai tecnici, dagli agenti, dai notai e dai periti delle banche, tutti attraverso accessi in sicurezza con nome utente e password individuali, ha offerto un contributo di velocizzazione e semplificazione veramente importante.
Nella fase di esecuzione della vendita il PropTech consente di reingegnerizzare il processo attraverso l’introduzione di una piattaforma informatica e digitale, raggiungibile attraverso tutti i dispositivi dal computer all’Ipad e allo smartphone. Una piattaforma dedicata alla commercializzazione offre molti vantaggi se inserita in un processo reingegnerizzato in cui l’Asset Manager assuma un ruolo gestionale più attivo che nel modello tradizionale. Il fulcro della reingegnerizzazione è portare il marketing nella piena gestione dell’Asset Manager, attribuendo agli agenti un ruolo maggiormente orientato al contatto diretto con il potenziale cliente. Questo obiettivo può essere raggiunto attraverso la realizzazione di una piattaforma che, integrata con l’archivio documentale con il quale condivide le anagrafiche degli immobili, si articoli in una “vetrina immobiliare” e in un “modulo gestionale”.
La vetrina immobiliare è un ambiente nel quale gli agenti, agganciandosi alle anagrafiche già caricate dall’Asset Manager, caricano gli annunci pubblicitari; attraverso apposite funzioni di export poi gli annunci possono essere replicati in automatico su vari portali immobiliari, consentendo una presenza diffusa sul Web con un solo caricamento, comportando meno lavoro e inferiori rischi di errore. Inoltre, anche attraverso apposite funzioni di generazione degli annunci, si possono ottenere annunci uniformi e di elevata qualità e quindi di maggiore visibilità. La centralizzazione degli annunci consente anche il loro costante aggiornamento in funzione delle analisi SEO che identifichino i termini più utilizzati sul Web dai potenziali clienti da utilizzare nella descrizione dell’unità in vendita.
Il modulo di gestione invece consente di intercettare le richieste di contatto dei potenziali clienti sia dalla vetrina di proprietà che dai portali immobiliari, codificandole in un apposito database di contatti, costruito nel rispetto delle più recenti norme sulla Privacy. L’arrivo di una richiesta di contatto attiva automaticamente un’email all’agente che si occupa di quell’immobile specifico e, se desiderato, all’Asset Manager in copia. L’agente ha la responsabilità di alimentare il gestionale sulla base delle attività di sua competenza, come il contatto con il potenziale cliente, la visita all’immobile ed il riscontro, sia esso positivo che negativo. In questo modo l’Asset Manager può verificare in tempo reale l’avanzamento delle attività di ogni singolo agente su ogni immobile senza dover richiedere report, visto che tutti i dati sono gestiti nel sistema; può inoltre effettuare analisi di performance sia sugli agenti che su portafogli o specifici cluster. E’ anche possibile introdurre degli alert che avvisino su eventuali ritardi nelle varie fasi del processo.
Questa impostazione dei flussi di lavoro consente all’Asset Manager di governare più direttamente tutto il processo di vendita ed in particolare la pubblicità indipendentemente dallo strumento utilizzato (web, cartellonistica stradale, domination di stazioni di metropolitana, stampa, ecc.).
La centralizzazione delle attività pubblicitarie consente fra l’altro di impostare un format comunicativo standardizzato comune ai vari progetti/fondi, promuovendo in modo più razionale ed efficace la presenza della proprietà sul mercato. Un altro grande vantaggio di questa impostazione è inoltre l’ottimizzazione delle spese pubblicitarie che deriva sia dalle sinergie di acquisto che dalla possibilità di monitorare gli effetti dell’uso di strumenti diversi attraverso la rilevazione dell’origine del contatto. Il primo obiettivo, cioè il risparmio sui costi unitari della pubblicità, si raggiunge attraverso la possibilità di negoziare con i media le condizioni su quantitativi più ampi e su base programmatica. Il secondo obiettivo, l’efficacia del singolo strumento pubblicitario, si raggiunge attraverso l’analisi della provenienza dei contatti in corrispondenza delle diverse campagne pubblicitarie; ad esempio, se si investe in una domination di una stazione metropolitana per un mese, si possono rilevare dai clienti stessi quanti contatti derivano da quello strumento rispetto agli altri e si può verificarne in modo più puntuale l’efficacia per la specifica vendita, potendo quindi decidere se estendere la campagna o cambiare lo strumento e passare ad esempio alla pubblicità in radio.
Nelle realtà più complesse, che si devono occupare della dismissione di portafogli molto grandi e dispersi sul territorio, questa soluzione organizzativa e tecnologica consente più agevolmente anche l’inserimento di Area Manager che supportino l’Asset Manager nel coordinamento degli agenti immobiliari, che avranno un accesso ai dati degli immobili localizzati nelle aree di loro responsabilità.
In conclusione dell’articolo ci preme evidenziare che l’introduzione del PropTech costituisce ormai un passo obbligato verso modelli di gestione moderni per tutte le aziende operanti nell’immobiliare. Questa innovazione ha però non solo contenuti tecnologici ma anche organizzativi e la sua corretta introduzione necessità di consulenti esperti in gradi di strutturare il sistema in modo più aderente alla specifica azienda e di seguirla nel primo periodo di avvio, anche formando il suo personale.
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(*) Carlo Palmeri – Managing Director di CONIO srl società di investimenti e servizi immobiliari che assiste da un decennio i grandi proprietari immobiliari, per lo più investitori istituzionali, nei processi immobiliari di investimento e disinvestimento; nel track record annovera fra l’altro servizi di asset management a supporto di Kryalos, di Invesco, di Prelios SGR, del Fondo Pensione BdR, del Gruppo BNP Paribas, di Sator SGR. |